最容易不过的是忙碌，最难不过的是有成效地工作。而化繁为简、善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、事半功倍的法宝。
工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象之中，使复杂的事物更复杂，结果只能陷入其中走不出来，工作忙乱被动，办事效率极低。其工作水平和效率的高与低，就在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。
前美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产效率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问3个“能不能”，即能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，应该首先问一问以下6个问题。
（1）为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？
（2）这项工作的关键是什么？做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果？
（3）如果必须做这项工作，那么应该在哪里做？既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着待在办公桌旁冥思苦想吗？
（4）什么时候做这项工作好呢？是否考虑到放在效率高的宝贵时间里做最重要的工作？是否为了能“着手进行”重要工作，用了整天的时间去使其他工作“条理化”，结果把时间用完了，而所处理的只不过是些零零碎碎的事情？
（5）谁做这项工作好呢？是自己做还是安排别人去做？
（6）这项工作的最好做法是什么？是应抓住主要矛盾迎刃而解，收到事半功倍的效果？还是应采取最佳方法而提高效率？
然后在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤：
（1）省去不必要的工作。
（2）使工作顺序合理，干起来得心应手。
（3）两项或两项以上的工作能够合并起来做的就合并起来做。
（4）尽可能使烦琐的事务性工作简单化。
（5）预先定好下一项工作的程序。增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准确性，减少决策过程的时间并尽可能使决策无误。
无论在工作中，还是在生活里，为了提高办事效率，就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分，用简便的活动代替那些费时费力的活动。
例如，有的人尽量减少头脑的储存负担，以提高头脑的处理功能。会读书的人，能很好地区分必读的书、可读可不读的书和不该读的书，做到多读必读书，以增加收益。有的人在生活中还采取摆设不求齐全，以减少整理的时间；穿戴不过分讲究，以减少换洗保存时间；食物买能直接下锅的，以减少烹调时间，等等。