书城成功励志现代女性礼仪与修养指南
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第8章 现代女性离不开的职场礼仪(1)

一、求职礼仪

无论是刚刚步入社会的女性,还是换工作的女士,都会面临求职面试这一关。求职的过程决定着你将来的职业前程。

如何找到一份理想的工作,一份能发挥所长、未来发展空间大的工作,是每一位求职者最关心的话题。而要想达到目标,职业女性必须掌握正确合适的求职礼仪。

(一)求职准备礼仪

古人说:“凡事预则立,不预则废。”为了能得到向往已久的职业,实现事业的抱负,求职者在择业之前必须做好充分准备,把相关事宜烂熟于胸。

1.材料准备

(1)求职信

撰写求职信时,最重要的是要注意书写规范、谦恭有礼、情真意切、言简意赅。

(1)书写规范。

写求职信时,要遵循一定的规范,格式正确,通篇简洁明快,不要罗里罗唆。

(2)谦恭有礼。

写求职信时,按规矩要采用书面语言。在字里行间,勿忘自谦与敬人。该有敬语、尊称的地方,千万不要忽略;必要的礼貌用语,亦不可或缺。

(3)情真意切。

求职信是实用性极强的一种应用文。要写好求职信,就必须使之情真意切。所谓情真,就是在求职信里介绍个人情况时,绝对不可言过其实,只有客观地、实事求是地自我推荐,才能取信于人。

(4)言简意赅。

为了便于用人单位阅读,在一般情况下,一封求职信在字数上应以500字为限,并且最好将其写在一页之内。另外,要注意:句子要短一些,并且要多分段,以便于阅读。

(2)个人简历

个人简历是广义上的个人履历,包括自荐书、简历表、推荐表、证书、成绩单等求职资料。

个人简历对于求职者是必不可少的,是求职材料中的“重头戏”。

一旦选择好了较理想的工作单位,不妨立刻开始主动进行联系。

可先打个电话,与用人单位约好时间,直接到用人单位面谈。进行电话联络时,要讲究交谈方式。

尽量做到语气亲切,语言简明,声音高低适度。个人简历包括姓名、性别、年龄、地址、邮编,会不会熟练操作电脑等。此外,不要漏掉工作经历或社会实践及成就。

如果曾担任学生干部,主持或参与过重要活动,自然会引起用人单位的注意;倘若是一位勤奋的笔耕者,发表的文章、取得的科研成果,对求职成功亦大有裨益。

当然,个人简历应实事求是,既不要夸大其词,也不要贬低自己。

力求做到行文规范,表达准确。写好后可打印出来,篇幅不要超过两页纸,文中不宜出现文字错误。

2.服装仪表

女士应穿得整洁、清爽、干练。过于华丽、丁当作响的珠宝饰物,过浓的香水、没拉直的丝袜、未修过的指甲或是蓬松的头发等,都足以抵消求职信给予考官的良好印象。

选择服装的关键是看职位要求。应聘银行、政府部门,穿着偏向传统正规;应聘公关、时尚杂志等,则可以适当地在服装上加些流行元素。除了应聘娱乐影视广告这类行业外,最好不要选择太过突兀的穿着。应届毕业生允许有一些学生气的装扮,可以穿休闲类套装。此外应聘时不宜佩戴太多的饰物,这容易分散考官的注意力。

(二)求职面试礼仪

求职者如果给主考官留下一个好的印象,便是做到了“成功的一半”,否则就算花上二十倍的心力,也不见得能扭转别人对他的不良印象。

求职者应先了解求职面谈的意义及重要性,做好充分的准备,才能表现出自信而从容的态度。

面谈时谈吐要适当,尽量抱以平常心,得失心不要太重,才能使面谈顺利。最后也别忘了周全的礼仪既是自重又是尊重别人的表现,会给别人留下深刻的印象。

1.见面礼仪

(1)遵时守信

守时是职业道德的基本要求,迟到、失约更是外企面试中的大忌。

这不但会表现出求职者没有时间观念和责任感,更会让面试官觉得你对这份工作没有热忱,从而对你的第一印象大打折扣。

提前10~15分钟到达面试地点效果最佳。提前半小时以上到达也会被视为没有时间观念,但在面试时迟到或是匆匆忙忙赶到却是致命的。不管你有什么理由,迟到都会被视为缺乏自我管理和约束能力。

如因有要事迟到或缺席,一定要尽早打电话通知该公司,并预约另一个面试时间。

如果路程较远,宁可早点出门,但早到后不宜立刻进入办公室,可在附近的咖啡厅等候。

(2)放松心情

来到面试地点后如感到紧张不安,应让自己先深呼吸一次,然后控制自己的呼吸节奏,重复几次使心情平静下来。

(3)以礼相待

对面试室门口的接待员要以礼相待,注意细节,恰当地表达礼貌。

(4)电话礼节

见面时,自觉将手机关掉或者调整为振动。

(5)入室敲门

如被传召,在入面试室时应先敲门,即使面试房间的门是虚掩的,也应敲门,千万别冒冒失失推门就进,给人鲁莽、无礼的印象。

敲门时要注意敲门声的大小和敲门的速率。

(6)相逢微笑

“相逢开口笑”是一种常用的见面体态语。求职者在踏入面试室,与主考官四目交投之时,便应面露微笑,用和颜悦色来与对方见面。

如果有多位考官,应环视一下,面带微笑,以眼神向所有的人致意。

健康的心理,有利于求职者塑造自我形象,给人留下美好的印象,易于赢得好感,对面试结果有利。

求职者与主考官相识之后,便要稍微收敛笑容,集中精神,平静的面容有助于你达到目的,千万别不停地笑下去,让别人以为你有毛病,或态度不认真。

(7)主动地向主考官打招呼问好

求职者应主动地微笑着向主考官点头,打招呼,礼貌地问候“您好!”或“大家好!”如果你一入室,便听到主考官亲切、热情地问候“你好”或“很高兴见到你”等,则应该视情况回答“你好”或“见到您我也很高兴”或“感谢您给我这次面试机会”之类的话。这是一种起码的见面礼节,见到主考官不打招呼或当别人向你打招呼而不予回答,都是一种失礼行为。

(8)不要贸然和对方握手

进到面试室,行握手之礼,应是主考官先伸手,然后你单手相迎,右手热情相握。若你拒绝或忽视了主考官伸过来的手,则是你的失礼。

若非主考官主动先伸手,你切勿贸然伸手与对方握手,这是基本的礼仪。

(9)对方“请”你时再入座

进入面试室不要自己坐下,要等主考官请你就座时再入座。对方叫你入座,应表示谢意,并坐在主考官指定的椅子上。如果椅子不舒适或正好面对阳光,你不得不眯着眼,那么最好提出来,可以说:“光线直射我的眼睛使我看不清你。如果你不介意,我打算换个座位。”

如果没有特意为你留座位,你可以选一个与面试人面对面的位置,这样在交谈时可以直视对方,而不必在座位上将身子扭来扭去。

坐下时,注意坐姿端正,女士应先用手在背后扫一扫裙子,以免裙子坐下时叉开不雅观,然后将手袋放在大腿上。

不要紧贴着椅背坐,不要坐满,坐下后身体要略向前倾,一般以坐满椅子的三分之二为宜。这既可以让你腾出精力轻松应对考官的提问,也不至让你过于放松。

(10)递物要大方得体

带上个人简历、证件、介绍信或推荐信等必要的求职资料,见面时,一定要保证不用翻找就能迅速取出所需资料。如果要送上这些资料,应双手奉上,表现得大方和谦逊。

2.自我介绍礼仪

当主考官要求你做自我介绍时,因为一般情况都已事先附在简历上,所以不要像背书似的发表长篇大论,那会令主考官觉得冗长无趣。

记住将重点挑出稍加说明即可,如姓名、毕业学校名称、主修科系、专长等。

如主考官想更深入了解家庭背景及成员,你再简单地加以介绍即可。

“时间就是金钱”,通常主考官都是公司的高级主管,时间安排相当紧凑,因此说明愈简洁有力愈好,若是说得过于繁杂会显不出重点所在,效果反倒不好。

3.怎样回答问题

当主试者提出某些问题令你觉得被冒犯且与工作无关时,可以有礼貌地回问为何要提出此问题,或委婉地回答:“很抱歉,我不知道这个问题与我所应聘的工作有何关系,是否能等到我们对此职位有共同观点,且我已进入贵公司工作后,再来讨论私人问题。”但千万别说:“怎么问这么不礼貌的问题啊!”

即使对方所提的问题非常不礼貌,身为求职者,也不能意气用事或表现出不礼貌的言词。你可以拒绝,但口气及态度一定要婉转温和。

面试中谈吐应遵守的基本原则是:自信、口齿清楚、音量适当(以交谈双方能听清楚为准)、节奏平稳(不可太慢或太快)、用语准确得体、表达准确简洁且条理清楚、避免重复。对拿不准的问题,要坦率承认,不能自以为是,信口开河。

回答问题,发表意见必须注意分寸,留有余地。

在没有听清楚或没能理解主试者的提问时,应请求主试者再说一遍或再解释一下,决不能保持沉默,既不答也不问。

提问必须是与应聘工作直接相关的,如福利、待遇、培训、就任日期等,而且必须注意提问的时机(必须在主试者有明确示意后)。

在倾听主试者讲话时,眼睛要看着对方,眼神不能闪烁不定或不断眨眼睛。自己讲话时,眼睛要不时看着主试者,决不可看着别的地方。

嘴唇宜自然紧闭,切莫在对方讲话时不自觉地张开,否则主试者会认为你对他的讲话感到厌烦。

4.告别礼仪

当双方的意愿都表达得差不多时,求职者听到主考官说“今天就谈到这里”、“你的情况我们已经了解了。你知道,在做出最后决定之前,我们还要面试几位申请人”、“很感谢你对我们公司的关注”、“谢谢你对我们招聘工作的关心”、“好了,暂且至此,我们一旦有决定,就会立即通知你”等类似话语后,你可以主动告辞,告辞时要注意礼貌。

如果被录用也不用过分惊喜,应向主考官表示感谢,希望今后合作愉快。

若结果未知,则应再次强调你对应聘工作的热情,并感谢对方抽时间与你交谈。表示与主考官们的交谈令你获益匪浅,并希望今后能有机会,再次得到对方进一步的指导,有可能的话,可约定下次见面的时间。

戒言词过分。不要使用“拜托你啦”、“请多关照”这些词句,以免使对方感到你实力不足。

失聘不失态。即使在求职无望的情况下,也应及时结束谈话,而不应申辩理由,强行“推销”自己。而应面带微笑,感谢考官花时间与你面谈,“光荣撤退”,这样才真正不失体面。

5.试后必备礼仪

许多求职者只留意应聘面试时的礼仪,而忽略了应聘后的善后工作,殊不知善后工作亦能加深别人对你的印象。面试结束并不意味着求职过程就完了,也不意味着求职者就可以袖手以待聘用通知的到来,你还有一些必备的试后礼仪,如感谢对方、关注结果、收拾心情、主动查询等,特别是如何总结教训,找出误区。

(1)感谢对方

为了加深招聘人员对你的印象,增加求职成功的可能性,面试后两天内,你最好给招聘人员打个电话或写封信表示谢意。

感谢电话要简短,最好不要超过5分钟。

感谢信要简洁,最好不超过一页。感谢信的开头应提及你的姓名及简单情况;然后提及面试时间,并对招聘人员表示感谢。感谢信要重申你对该公司、该职位的兴趣,增加些对求职成功有用的事实内容,尽量修正你可能留给招聘人员的不良印象。感谢信的结尾可以表示你对自己的素质能符合公司要求的信心,主动提供更多的材料,或表示能有机会为公司的发展壮大做出贡献。

面试后表示感谢是十分重要的,因为这不仅是礼貌之举,也会使主考官在做决定之时对你有印象。据调查,10个求职者往往有9个人不回感谢信,你如果没有忽略这个环节,则显得“鹤立鸡群”,格外突出,说不定会使对方改变初衷。

(2)打听结果

在一般情况下,考官组在每天面试结束后,都要进行讨论和投票,然后送人事部门汇总,最后确定录用人选,可能要等3~5天。求职者在这段时间内一定要耐心等候消息,不要过早打听面试结果。

(3)收拾心情

面试回来表示你已经完成了一次面试,但这仅仅只是完成了一个阶段。如果你向几家公司求职,则必须收拾心情,全身心投入到第二家公司的面试中,因为在未有聘书之前,仍未算成功,你不应放弃其他机会。

(4)查询结果

一般来说,你如果在面试两周后或在主考官许诺的通知时间到了,还没有收到对方的答复时,就应该写信或打电话给招聘单位或主考官,询问是否已做出了决定。

(5)总结失误

应聘中不可能个个都是成功者,万一你在竞争中失败了,也不要气馁。这一次失败了,还有下一次,就业机会不止一个,关键是必须总结经验教训,找出失败的原因,并针对这些不足重新做准备,“吃一堑,长一智”,谋求“东山再起”。

二、办公室礼仪

办公室其实就是一个小社会,也是个大家庭,特别是在大企业里的白领女性体会更深。大部分的工作时间都在办公室里,会面对形形色色的问题,处理多种多样的矛盾。

怎样处理好人际关系,怎样与异性相处,怎样和同事联络感情,怎样和上司正确相处,这些都是职业女性要了解的。

如果你深知办公室里的礼仪,并很好地做到,这将有助于你的事业发展,工作开展,能够早日达到你的目标。如果你不能做到这些,那么情况很有可能就刚好相反了。因此,办公室礼仪是每位职业女性都应该深知熟谙的。

(一)创造良好的办公环境

有人说,人一生有两个最重要的地盘:一个是你自己的家庭,另一个就是你的办公室。在家庭中,在父母和长辈的关心照顾下,你在这里成长;在办公室,你和你的上司、同事、下属,一起奋斗,开创你自己的事业。

办公室是机关、团体等公共部门和企业、公司处理日常事务、进行公务商务洽淡、协商、交接的场所。

办公场所不是社交场所,不是朋友聚会场所,不是俱乐部、饭店和慈善机构,而是有规则和程序可循,为同一目标共同奋斗的地方。

1.办公室的布置

有些人认为自己的办公房间乱点没关系,其实不是这样的,办公室的布置常常和工作效率联系在一起。你应当看看自己桌上是否材料堆积如山,自己的私人物品是不是放得满满的,保持办公室环境的清爽干净是最起码的要求。

(1)办公桌

办公桌应放在房间中光线较好如正对门口的地方,与窗户保持1.5~2米的距离。如果是多人的办公室,多采用隔板,把各个工作人员的办公区域分隔开来,保持各自工作区的独立和不受干扰。

办公桌是自己在公司办公的地方,可以放上这样几件东西。

首先,可以有一个精致小巧的相架,照片可以是你家人或你自己,也可以是你努力奋斗的目标。

其次,笔座、容易书写的好笔和空白便条纸是不可缺少的物品。

如果你和重要用户或上级领导通话,需要记下重要事情却找不到纸和笔,那就未免太狼狈了。

第三,可以把常用的书、资料摆在桌上,不妨挑个你喜欢的书夹把它们整理好。你也可以把每天都要用到的东西,如胶水、钉书机放在桌面上。

办公桌是最容易弄脏的地方,特别是众多的资料、用品或会议文件,要根据日期和内容将它们收拾起来放到抽屉中或书架上。摆在桌面上的东西要少,要使桌上的空间尽量大一些。

抽屉里不要摆得乱七八糟,可以分段整理,使自己取放都方便。

(2)文件柜