博物馆的数字化建设和信息化管理工作，是指利用计算机技术，将博物馆的资源与服务功能的各项工作加以充分整合的过程，是对博物馆的资源更加合理地利用以及使服务更加深入的一种新的现代化手段。在博物馆的信息化管理工作中，数字化是指博物馆一些单项具体工作中利用计算机技术对数据处理的过程，信息化和数字化两个概念在这里是不可分离的，也不是对立的，若干有机联系的文物数字化手段的应用与整合，共同构成了博物馆的信息化。
一、博物馆数字化建设
博物馆收藏的文物是人类生活及其历史文化的见证物，本质上是一种特殊的、广义的历史信息载体。一件文物不但能体现出制作者的思想和世界观，同时也能反映出当时的民俗风貌、工艺水平、生产能力、艺术价值、社会关系等信息。
因此，我们说文物本身就是一件信息化了的历史见证物。
我们今天所说的博物馆数字化、信息化，就是运用计算机、网络、通讯等技术手段把文物及其相关事物的信息进行数字化处理，并形成能反映更多信息和便于查询的数字存储信息，再把这些数字化了的文物信息以不同媒体介质传达给观众。所以，我们认为博物馆馆藏文物的数字化、信息化工作的概念可以看作是一种工作流程，并可以用以下形式来加以表述：文物及相关事物：数字化\计算机、网络、通讯等技术→计算机及其他存储设备：信息化\数字化存储信息→各种媒体介质及管理决策。
数字化技术就是把文物及其相关事物转变成计算机等设备能够处理的ASCII码或0和1的数字运算。即把概念等同转换成数字相等，也就是说，一切事物都以定量化的方式进行处理。
信息化是在高度工业化的基础上发展起来的一种技术系统，它的基本特征就是数理逻辑要求规范或严谨。只有当处理内容都能够转化成为没有歧义的数值时，才会出现高效率的信息系统。在当今，数字化和信息化是唇齿相依的伙伴关系。数字化是信息化的基础，而信息化是数字化的传播形式。
具体到数字化博物馆的建设上，我们认为它应该是一个系统工程，此工程始终围绕“数字典藏为中心，信息利用为宗旨”的思想进行建设。其中，数字典藏中心是指在博物馆数字化系统多层体系结构及元数据方案指导规划下，逐步完成“博物馆实物藏品资源”、“博物馆文博多媒体信息资源”以及“文博信息资源”的收集和集成。在数字化的其他建设方面主要包括多媒体导览系统、大屏幕展示系统、多媒体活动中心、语音讲解导览系统、光盘出版物系统等；对外发布、交流服务（包括博物馆网站和文博信息网）、馆际之间的EDI传输系统；内部应用服务（包括多媒体采集管理系统、藏品信息管理系统、藏品保管总账管理系统）、文博多媒体资料系统、文博门户信息系统及图书资料管理系统的集成；对内管理包括文物信息整合及ERP系统、数据仓库及数据挖掘等。
二、博物馆信息化管理
博物馆文物的数字化是文物信息化的基础工作，文物信息化是文物信息传播的最好载体。信息是信息化的内容，信息的利用是信息化的最终目的。因此，博物馆的信息化不等于电脑化。在加强基础设施建设、发展信息化硬件的同时，不能忽视信息资源的开发和利用这一根本目标。博物馆的数字化基础工作是非常重要的，同时，我们认为博物馆信息化工作的战略性规划更为重要。为了做好文物信息的利用和传播工作，引进CIO概念便成为一种必然。
CIO（ChiefInformationOfficer，首席信息总监）是一种高级管理人员，他负责信息技术、信息资源、信息服务、信息战略、知识管理、智力资本评估、信息技术战略与业务战略整合、归属CEO等领导。作为单位决策层中的一员，全面负责信息管理工作，为决策提供所需的切实可靠的信息，紧跟最新技术的发展，保证单位IT业务的流畅与发展，协助领导制订长期发展战略，是CIO最根本也最重要的责任。我们认为，一个博物馆的数字化基础工作的坚实度直接关系到信息化程度的好坏，这里CIO工作的重要性就显现出来了。
除了博物馆的CIO外，接下来就是ERP的问题。那么什么又是ERP呢？ERP（EnterpriseResourcePlanning，企业资源计划）是一个管理软件，它可以对博物馆的四大资源：文物资源、财力资源、人力资源、信息资源进行合理分配和整合，将博物馆的“物流”（文物）、“资金流”（财力）、“人流”（人力）、“信息流”（信息）有效地加以组合利用，并为达到既定的目标进行博物馆资源的最优化配置，这就是博物馆资源计划。
为什么要在博物馆中引进ERP的概念呢？一是博物馆必须进行文物数字化建设，并充分利用博物馆的数字化资源；二是提出博物馆的数字化和信息化不能只考虑文物数据库的建立问题，而是要在博物馆提出全方位的数据化和信息化的现代化管理理念来，把博物馆管理水平提升到一个新的高度。这里，现代最新的数据仓库技术是实现决策科学化、文博信息管理高效化的利器。数据仓库技术可以通过以下途径在文博信息管理中发挥重要作用：1．通过数据仓库的ETL（ExtractTransformLoad，数据整合解决方案）概念，我们可以对杂乱无章的文物藏品原始数据及初级数据库数据进行规范化的处理与利用；对博物馆的陈列、保管宣教等业务、行政管理等数据进行整合，经过数据清洗，最终按照预定的数据仓库模型，将数据加载到数据仓库中去。
2．利用数据仓库技术BPR（BusinessProcessReengineering）即业务流程重整，可以发现并纠正博物馆业务流程中的一些缺陷。
3．数据仓库技术可用于帮助我们建立文博决策支持系统（DecisionSupportsystem），它是基于数据仓库的典型应用。决策支持就是收集博物馆所有数据和信息，经过加工整理后为文博决策管理层提供信息，为决策提供依据。
由此可以看出，在信息利用方面，以博物馆建立的各种数据库为依托，通过对现有各业务系统的数据库进行筛选、整理，并有效集成，按照主题进行组织，建立起一个博物馆自己的数据仓库来，同时按照数据的覆盖范围把它分为博物馆馆级数据仓库和部门级数据仓库（通常把它们称为数据集市），为博物馆的数据挖掘建立起“资源”基础，进而利用数据挖掘技术对博物馆决策管理、文物陈列、文物保管、文物保护以及文物宣传等方面进行全面的开发和整合，这样不但使文物收藏、保护和研究手段提高一个层次，更为重要的是能够提高博物馆的经济效益和社会效益，推动我国目前正蓬勃兴起的数字化文化产业的发展。
三、数字化、信息化的思考
数字化、信息化建设已成为博物馆建设的重要基础工作，也是当今世界博物馆发展的趋势。那么目前博物馆的数字化建设又体现在哪些方面呢？
一是办公自动化系统。它涵盖了博物馆事务工作的全部，其中包括行政事务、网络管理、物业管理、设备管理等等方面的“电子政务”；二是以安全保卫和空调等系统在内的楼宇控制系统；三是以藏品管理为核心的基础业务网络系统，主要涉及保管、陈列部以及数字化博物馆的网站建设等；四是以文物研究、修复、考古等专业为核心的学术研究系统。