网络化的协同办公环境为人们高效率的工作提供了必要的条件。由于网络化办公以电子化信息、网络化传输、自动化处理和数据库存储为主要特征，人们能透过系统快速方便地获取信息。通过办公自动化信息系统为用户提供一个信息管理与信息共享的平台，用户可以按照不同的性质对信息归类，然后通过信息管理系统将它们分别发布到相应的栏目中，实现信息交流与共享的目的。针对不同性质的信息，信息管理系统须提供信息发布、信息浏览、信息维护和个性化设置等四个基本功能。电子论坛系统是网上一种极为常见的互动交流服务，用于向人们提供开放性的分类专题讨论服务，将这种喜闻乐见、被大家广泛接受的交流形式引入系统内部，为博物馆业务人员提供一种网上交流的渠道和手段。
会议组织形式在博物馆的日常工作中具有普遍的意义，然而，传统的会议组织方式受到诸多条件的制约或限制，比如参会人员是否出差在外、距离较远的参会人员是否能及时赶到，等等。因此，这样的会议组织形式效率低、开会时间保障性差。在线会议系统充分利用计算机网络的优势，通过网络虚拟再现了现实的会议场景，并满足了随时、随地召开会议的要求。它不受现实中会议室资源的限制，可以根据需要建立不同的数字化会议室，并对这些会议室进行归类。
办公自动化系统能够满足博物馆不同层次的管理者和工作人员高效率处理日常事务的工作需要，提供邮件服务、会议组织、日程安排、公文发送、个人办公、议题讨论、管理监督等功能，有效地协助博物馆领导顺利完成各项工作。办公自动化系统必须能够确保博物馆从高层次到低层次的各部门，以及所有有关的办公人员都可以在桌面计算机上处理日常工作，在网络上完成绝大部分公文的处理和传送工作，提高各部门之间的协作效率，确保博物馆领导能够方便、及时获得各种信息和统计数据，立即知晓各项工作的进展情况。
由于办公自动化系统并不是一个独立的系统，它需要与管理信息系统、信息服务系统、决策支持系统密切联系，因此，需要把管理信息系统中的事务处理工作、查询和制表，信息服务系统中的信息浏览，决策支持系统中的数据分析、决策制定，与办公自动化系统的办公事务处理紧密集成，构成所有办公人员的统一的集成化的工作环境。
6.博物馆另外一些应用信息系统
随着博物馆工作的不断深化，在博物馆的许多方面都可以应用相关的信息系统为博物馆的工作服务。如博物馆可以购置图书馆通用的商用图书管理软件，利用科学的手段进行图书的采购、编目、检索、流通等项工作，利用统一的数据格式编目，各博物馆之间可以共享资源，可以分别购置本馆有特色的图书馆藏，博物馆之间可进行馆际图书数据检索、互借，提高图书资源的利用率，加大图书管理的规范化、科学化；博物馆也可以通过互联网进行电子商务的运作，通过网站将博物馆有特色的经营商品制作成网页发送到互联网上，通过互联网加大博物馆第三产业资源的开发；博物馆内部的一些公司，如旅行社、广告公司等都可以通过互联网进行广泛宣传以实现更大的效益。
二、数字博物馆的具体内容及数字博物馆与实体博物馆的关系
传统博物馆所涉及的业务工作以及行政事务管理工作中所涉及的信息采用计算机技术来进行科学的管理与有效的利用，或者通过对博物馆数字化信息的科学化的分析研究，使之能为博物馆管理层提供决策支持。
可以将博物馆的信息系统具体划分为业务信息系统和行政管理系统两个大的部分，这两个大的部分又可根据信息的内容即范畴分为各个子信息系统。
将博物馆的业务信息和行政管理信息用计算机技术来实现，根本点在于实体的博物馆业务管理和行政工作的全面开展和深入进行，这是数字化博物馆能够得以实现和充分发挥作用的前提和条件，也就是说这是建立数字博物馆的基础和根本所在，没有扎实的博物馆具体工作的开展，也就谈不上数字博物馆的建立，即使在此条件下建立起来的数字博物馆，也不能尽其所能将传统博物馆的职能得到充分发挥与实现。
传统的实体化的博物馆可供人们参观文物、古迹等人类历史长河中遗存下来的文化信息载体，通过参观博物馆的这些藏品可使人们接受知识、启迪智慧、陶冶情操，使从事不同领域工作的人们，不同知识层次、不同年龄对象、不同社会阶层、不同国别的人士都可以亲自走进博物馆，通过亲眼目睹文物实体获得知识和了解博物馆信息，从看到和听到的有关文物、古迹、藏品等文化载体来丰富知识、增长知识，尤其是通过文物、历史的全面了解，使之为社会主义精神文明建设服务。
和传统的博物馆相比，数字博物馆具有其根本特性，这使其与传统博物馆区别开来，其根本标志在于数字化技术、互联网及通信技术的运用，以及与管理工作及管理信息的数字化和对数字化信息的加工、挖掘及科学利用。博物馆的网络化侧重于在硬件方面满足数字博物馆的条件，因而它是建立数字博物馆的基础；博物馆的信息化侧重于软件建设，也就是满足数字博物馆所需要的软件环境和数字化资源，因而它是建立数字博物馆的关键。
三、建立数字博物馆所面临的问题及解决对策
要实现数字博物馆的职能，一方面要为数字博物馆的实现提供硬件设备及其所应用的软件的合理配备，这是实现数字博物馆的先决的、不可缺少的必要条件；另外一个方面，博物馆无论是领导层，还是一般的工作人员，都应具有适应信息时代的新的思想意识和信息时代的文博工作者所应该具有的新观念、新思路，掌握处理问题并解决问题的新办法和所采用的新途径，不能只仅仅局限于传统博物馆实体工作对人们意识的束缚，而要去顺应信息时代带给博物馆的要求，牢牢抓住信息社会带给博物馆的新的机遇，为博物馆的信息化建设创造出有利的条件，集中人力与物力资源去营造出能有利于进行博物馆信息资源开发的氛围和良好的环境，理顺博物馆各项工作所涉及的信息的采集、重组、加工、分析与研究等过程。
博物馆的藏品陈列、文物管理与保护、文物考古发掘活动、博物馆的科学研究工作等业务工作，以及人事、财务、党务、政务等管理包含着人流、物流、信息流，这是信息系统不可或缺的因素，在信息化建设中应得到合理的、科学的配置，这样才能为博物馆的信息化铺平道路，为数字博物馆的实现和博物馆的数字化创造出有利条件和良好的氛围；博物馆的信息化以及对信息的科学管理与利用也将使博物馆的各项工作更加科学化，从而提高博物馆的整体管理水平。
数字博物馆与传统的实体博物馆应有机结合起来，共同发挥与实现博物馆所应具备的职能。但是即使是随着时代的不断发展而带来的信息技术的不断进步，数字博物馆也只能是实体博物馆的一种特殊的表现形式，无论它发展完善到何种程度，永远也不可替代传统的实体博物馆，也只能作为传统博物馆有益的、必要的、不可缺少的补充。
信息化过程是一个管理的过程，是一个管理的整合，博物馆是信息化建设的主体，要根据信息化建设目标和博物馆的实际，制定统一的信息化建设的规划和框架，以此来指导具体的信息化进程。单位信息技术人员要合理分布，分工明确，各负其责，在博物馆统一领导下完成信息化建设中的各项工作。对引进的信息系统，全面掌握，完成引进系统的最终掌握、维护和完善，以此带动全馆人员掌握信息化技术的应用。要统筹利用单位已有资源，包括硬件资源、技术资源、信息资源和人才资源。信息化建设不单纯是一个系统，它包含着管理思想，根本上讲是一个管理项目，只不过是通过信息化的手段去实施。博物馆信息化建设是一个有始无终的过程，随着博物馆在不同发展阶段所要解决的问题的不同，随着单位环境的变化，博物馆的信息化系统的应用也需要不断地优化和深入。
博物馆信息化建设涉及到多方面的因素，博物馆的信息开发研究应避免低层次低水平，应从深度上进行信息的挖掘。博物馆工作的各方面都需要资金，但信息化建设是其工作的重中之重，应该加大网络化、信息化建设的投入，在这方面作深入研究与探索，以信息化建设促进博物馆各项工作的开展，充分发挥博物馆所具有的职能。以博物馆信息化建设带动数字博物馆的建设，以数字博物馆促进实体博物馆的发展。