高级检索，是给检索的目标设定一定的条件，我们将器物查询的设定条件设计为“按文物质地查询”、“按时代查询”、“按行政地域查询”三种方式，在三种查询方式下又设置第二层的查询条件，比如在质地查询下分设若干个质地分类（这里的分类和我们前面所说的文物分类是一致的）；在时代查询下设置历史年代（从原始社会罗列到新中国成立的各朝各代）；按地域查询，则在其下设置我国所有的省和自治区、直辖市，在每个省、自治区、直辖市下罗列出该区域的所有的市或县（区）。
论文或主题论坛查询，我们将设定的条件设计为“按主题类别查询”、“指定发表时间查询”、“作者查询”。
五、管理员系统
如上所述，由于本系统是针对国有馆藏文物的管理进行设计的，所以，管理员系统是按照我国目前现行的行政级别和权限的不同，而将管理员分为普通管理员（文博单位）和高级管理员两类，其中高级管理员包括地市级管理员、省级管理员和国家级管理员三个级别。系统给所有管理员都分配有二级域名和空间，形成四级网站系统。各分站的内容和结构基本一样，只是范围大小、内涵和权限有所不同，普通管理员也就是各文博单位只是对本单位的文物资源进行管理，并对外进行文物资料的发布和信息交流；地市级管理员是对本地市所属的所有文博单位的文物资源进行整合和共享管理；依次类推，省级和国家级管理员，是对本省或对全国的文物资源进行整合和管理。所有的管理员都享受主站特殊用户的待遇。管理员系统结构如（图四）所示。
图四管理员系统结构
普通管理员是由分布在全国的各级文博单位组成，是我们整个系统的核心和基础，我们所谓的资源共享实际就是这些文博单位的文物资源的共享，大量的、繁琐的信息录入工作都是由他们来完成，我们的系统就是为这些资源的共享提供一个平台。高级管理员属于行政管理人员，只是对其下属的管理员的行为进行规范，对资源共享提供服务和支持，同时担负法律赋予的其他责任，以规范和指导下辖文博单位在馆藏文物方面的管理工作。高级管理员根据我国现行行政区域的划分赋予不同的权限，上级管理员对下级管理员所属的所有文物资料有审核指导、推荐等权力；对下级管理员相关申请进行审核，作出批准或不批准的决定。
下面就管理员后台管理的一些主要功能作简要说明：●管理员的管理各文博单位，欲在本站建立分站，首先要以本单位的名义成为本站的注册用户，然后，向自己隶属的上一级分站的管理员提出申请，成为某个级别的管理员，该管理员账户就是该分站的主账户，为了便于网站管理，每个分站只允许设置一个主管理员账户。一旦成为主管理员，系统将会自动生成含有该单位用户名的二级域名，同时，可以通过进入管理员入口对本单位的网站进行相关的管理和设置。此外，为了方便工作和安全期间，进入管理界面后，有个增添附属管理员的功能，这个功能是增添本分站的附属管理员账户，也就是该分站的主管理员可以通过增添附属管理员功能来增加若干个该分站的管理员进行共同管理，主管理员可以限定附属管理员的权限，并有注销附属管理员资格的权力。各分站上一级管理对下一级的管理有核准、批复、注销账户、屏蔽账户的权力。凡高级管理员都有审核批准下一级和普通管理员的权限。比如，秦兵马俑博物馆属陕西省文物局直属事业单位，该馆就可以直接向省文物局分站直接申请普通管理员的资格。而咸阳市文物局属于省文物局管理的下属行政机关，则可以向省文物局分站申请地市级高级管理员的资格。
●管理员动作记录
为了安全考虑，系统对所有管理员在站内进行的所有管理行为进行监视，并予以记录。以便在出现责任性事故或意外事件的时候作为处理的依据。
●展示台管理
所谓的展示台，我们可以理解成博物馆的“展柜”，管理员将藏品放到指定的展示台后，就会被所有的用户浏览到。
展示台可以由管理员自行设置分类和主题，对每个主题或分类都可以注释说明，这就和真正的博物馆的主题陈列一样，在相应的陈列主题下有若干件文物，只是与普通的博物馆不同的是，这里所展示的文物资料更详尽，它包括文物的图片、影像资料、文字说明、出土状况、与之相关的历史文献、研究文章等等，管理员在这里可以轻松地对数字博物馆进行文物的展示、资料编撰、后台编辑等功能。这里应说明的是，展示台的内容实际是相对数字博物馆的展示内容进行的管理，这里的内容是向所有的用户和游客开放的。
●文物库房管理
文物库房管理分为入库登账、资料收录和编辑、文物账的相关管理和设置三个步骤。第一步入库登账，这一步是登录文物的名称、入库时间、质地、入库凭据编号以及登录的人员姓名等等信息，登录完这一步后，系统就自动生成该文物的终身账号，这个账号可以通过条形码软件生成条形码并打印出含有该文物账号信息的条形码标签，这个标签可以粘贴在文物上作为识别该文物的唯一标志。引入条码管理，对以后的文物的账务管理、资料检索等都是非常有益的，这里不作赘述。第二步是资料收录和编辑，这一步是网站的基础和关键，网站所共享的所有文物资料和信息，都是经过这个环节存入的。文物账的管理是馆藏文物的基础工作，它包括文物账的登录、更名、注销、推荐到首页等等。
这里强调的是，文物账号的注销或更名，需要履行一定程序，由有权限的管理员进行相应的更名或注销。一般讲，普通文物，由二级管理员进行核准，三级以上文物，由三级管理员进行核准，并进行备案。上一级的管理对下一级的管理有审核、建议权，但不能直接对下一级的分站的文物账进行编辑和删除。文物账所涉及的内容，相对于分站的藏品库房所展示的内容是一致的，这里分为公开性共享资源和不公开性的共享资源两部分。公开性共享资源可以供所有注册用户共享，不公开性的共享资源只提供本站有权共享的特殊用户。
出于保密或其他的原因，有些文物资料不便于对外公开，对此，系统提供冻结账号功能，可以对文物账号进行冻结，冻结的账号除了该文物所属的这一级别的管理员或本管理员隶属的更高一级的管理员能查询到该文物的相关资料外，其他任何管理和用户都无权浏览和查询。
●用户管理
普通注册用户的审核权归主站管理员管理。主站对所有注册用户有批准、注销、屏蔽的权力。对于特殊用户资格的审核，各级管理员都有权，只不过权限效力范围不同。对特殊用户浏览权限的设置有浏览允许范围、期限设定等等。
比如可以允许特殊用户浏览某一类的文物，也可以允许特殊用户浏览下属某几个分站或者某个分站中的某类文物。
六、关于资源共享存在的现实问题的探讨
做到资源共享，在条件或技术上都不存在什么问题，主要还是在现实中存在一些阻碍资源共享的因素，那就是部分单位出于种种想法，不愿意把自己的东西拿出来与大家共享，这样就势必影响到资源共享的实施。我们常常讲文物是人类共有的财富，既然这样，为什么不能把它拿出来给学者专家、研究人员共享呢？何况这种做法并没有损害文物所有者对文物的所有权和其他权益。或者有人会提出这样做，会影响到文物安全或者版权问题。文物安全问题，我们认为这根本涉及不到，因为你展示的只是文物的影像、图片和文字资料，对文物的安全的影响是根本谈不上的。至于版权问题，我们把这个因素也考虑了进去，那就是在本站发表的所有东西包括文章，版权都归发表的单位或个人所有。当然你还是担心在网上公开的发表，会被其他心怀叵测的人盗用，那么我们提出一个问题：“你能见到有哪个作家因为出的书被人盗版而不出书吗？”我们认为这是牵涉到法律层次的问题，这种因噎废食的做法都是幼稚的，我们应该将眼光放更长远，要看到这种把资源统合在一起的作法是有利于文物事业的发展的，对任何个人、任何单位、对国家、对社会都是非常有益的事情，我们为什么不能牺牲“小我”而完成“大我” 呢？
我们鼓励把全部的资源拿来共享的行为，因此，我们甚至设想可以把网站的收益拿出来与所有的分站共享，每个分站的收益大小与这个分站的浏览量的大小相关，浏览量大的势必收益大，在统计浏览量时，该分站的特殊用户的浏览不在统计范围内，我们的用意在于鼓励所有的单位尽可能多的公开自己的资源，甚至最好不要设置特殊用户，那才是真正的不设防的资源共享。
根据以上论述，我们对文物资源共享网站的这种设计主要考虑了以下因素：1．这样的设计，能最大程度地提高工作效率，降低成本，能在短时间里很快将网站形成规模。同时避免了各文博单位开发网站、重复建设而造成的不必要的浪费。
2．有利于规范文物管理工作，使管理工作有统一的标准，标准的制定由国家文物局总站给出，这些标准必须符合我国目前的相关法规和法律的要求，还要科学规范，甚至要通过专家论证才可以实施。
3．有利于国家的统一管理，能在最短时间里使“上情下达，下情上通”。最终使各文博单位的文物工作实现网络化、数字化、现代化。
4．这样做还有个好处，那就是使国家文物账真正地为国家所掌握，通过数据库能很快掌握国有馆藏文物的收藏情况，为国家制定相关的政策、规章制度提供依据。
总之，这样的网站建立的目的是：整合全国文博系统的文物资源，建立全国性的文物资源数据库，充分利用和发挥国际互联网的作用，规范文物管理工作，提高工作效率。对文物系统内部来说，本系统是进行业务培训、研究与交流、文物管理数字化、标准化的一个平台，对外来说，是进行文物历史知识和文物法律常识的普及、宣传的阵地。我们的最终目标是建立起全国性的文物资源共享数据库，实现全国文物工作的网络化、现代化。