⑤建立比较完整的设备前期技术资料档案。要求收集整理的文件资料主要有：设备选型报告与技术经济论证；设备购置合同；设备安装合同；设备随机文件(说明书、合格证、装箱单等)；进口设备商检证明文件；设备安装调试记录；设备性能检测和验收移交书；设备安装现场更改单和设计更改单；相关产品样本；管理业务往来文件、批件等。这些文件资料连同设备安装工程竣工验收图纸资料一起归入设备前期的技术资料档案。
2.设备的开箱检查
设备的开箱检查工作由设备采购、管理部门组织安装部门、工具安装及使用部门参加，进口设备的开箱要有海关检验机关的代表参加。主要检查内容如下。
①检查设备的外观及包装情况。
②按照设备装箱清点零件、部件、工具、附件、说明书及其他资料是否齐全，有无缺损。
③检查设备有无锈蚀，如有锈蚀应及时处理防锈。对可拆卸部分进行清洗或更换润滑剂。
④未清洗过的滑动面严禁移动，以防破损。清除防锈油最好使用非金属工具及防损伤设备。
⑤核对设备基础图和电气线路和设备的实际情况，基础安装与电源接线位置，电气参数与说明书是否相符合。
⑥不需要安装的备件、附件、工具等，应注意移交，妥善装箱保管。
⑦检查后作出详细记录。对严重锈蚀、破损等情况，做好拍照或图示说明以备查询，并作为向有关单位进行交涉、索赔的依据，同时把原始资料入档。
3.设备的验收
设备的验收在试验合格后进行，设备基础的施工验收由土建部门质量检查员进行验收，并填写“设备基础施工验收单”。设备安装工程的验收在设备调试合格后进行，由设备管理部门、工艺技术部门协同组织安装检查，使用部门的有关人员参加，共同鉴定。设备管理部门和使用部门双方签字确认后方为完成。达到一定规模的设备工程(如200万元以上)由监理部门组织。设备验收分试车验收和竣工验收两种。
①试车验收。在设备负荷试验和精度试验期间，由参与验收的有关人员对“设备负荷试验记录”和“设备精度检验记录”进行确认，对照设备安装技术文件，符合要求后，转交使用单位作为试运转的凭证。
②竣工验收。竣工验收一般在设备试运转后三个月至一年后进行。其中设备大项目工程通常按照国际惯例一年后进行验收。竣工验收是针对试运转的设备效率、性能情况作出评价，由参与验收的有关人员对“设备竣工验收记录”进行确认。如发现设计、制造、安装等过程中的缺陷问题，则要求索赔。
第三节智能物业设备运行阶段的管理
一、智能物业设备的运行和维修管理
(一)智能物业设备的运行管理
确保智能物业中各智能化系统的各项功能持之以恒高效率地运行，是建造智能化大厦的真正目的。如何科学地对智能化系统进行运行管理，是目前物业管理公司必须考虑的重要问题。可以从安全性和经济性两个方面对智能建筑设备进行运行管理工作。
1.智能物业设备安全运行管理
企业要在技术上考虑设备运行的安全性和可靠性。首先，企业要保障员工的安全，设备在不安全、不可靠的状况中运行，员工就有可能受伤，甚至有生命危险，设备也有可能严重受损，这些都是绝对不允许出现的。其次，要保障智能物业设备的运行在技术性能上应始终处于最佳运行状态，以发挥最佳效用。
①应针对设备的特点制订严密的、科学的和切实可行的操作规程。例如，锅炉操作中对点火、熄火、巡视抄表、水位表冲洗、压力表红线、安全阀校验、水处理测试、炉水排污等一系列操作都应有相关的操作规程，并定期对操作工人进行考核评定。
②对操作人员进行专业的培训教育。鼓励操作人员积极参加政府职能部门举办的上岗培训班，对已经取得了专业设备操作资格证书和操作技能证书的员工，企业应予以表彰鼓励。
③加强维护保养工作。设备操作人员在使用和操作设备的同时应做好维护保养工作，做到“正确使用，精心维护”。维护保养工作主要是加强日常及定期的清洁清扫工作，确保设备始终保持最佳的运行状态。
④定期校验设备中的压力表、安全阀等安全附件，要保证其灵敏可靠。定期校验工作应由法定部门负责，校验报告应妥善保管。
⑤对运行中的设备应在状态监测和故障诊断技术的基础上，结合经验，进行深入、透彻、准确地分析，达到及时发现故障的潜在因素，及早采取有效措施进行改善和防止故障发生，确保安全运行的目的。
⑥若发生设备事故，要严格执行“三不放过”的原则，即事故原因未查清不放过、对事故责任者未处理不放过、事故后没有采取改善措施不放过。事故发生后应该对事故原因及故障规律进行分析，并制定出有效的改善措施，确保类似事故不再发生。
2.智能物业设备经济运行管理
由于智能物业的各系统具有高度集成性，设备具有先进性，因此，智能物业设备管理与传统的设备管理相比较，应具有一定的科学性、合理性和先进性。智能物业设备管理除了注重设备的技术性能管理外，还应考虑设备一生的经济性管理，即设备购置时一次性投资的经济性、运行使用时的经济性、维护检修和更新改造的经济性等方面的管理。其最终目的是从设备经济价值的变化过程中，寻求以最少投资而得到最大经济效益的方法，包括初期投资费用、运行费用、能源费用及劳动力费用、维修费用和更新改造费用等支出计划的管理。
(1)初期投资费用管理
在购置设备时，应综合考虑以下因素。
①设备的技术性能参数必须满足使用要求。
②设备的安全可靠程度、操作难易程度及对工作环境的要求。
③设备的价格及运行时能源的耗用情况。
④设备的寿命。
⑤设备的外形尺寸、重量、联接和安装方式、噪声和振动。
⑥注意采用新技术、新工艺、新材料及新型设备，从而使技术进步并获得一定的经济效益。
(2)运行成本管理
①能源消耗的经济核算。设备在运行过程中，需要消耗水、电、蒸汽、压缩空气、煤气、燃料油等各类能源。在我国，目前还处在经济发展阶段，各类能源的供应还存在一定缺口，因此仍在实行计划控制，超越计划的能源价格实行高价收费，且能源的价格也在不断调整，所以节约能源不仅节约能耗费用，具有一定的经济意义，还具有一定的社会意义。能源消耗的经济核算工作有以下几个方面。
做好能源耗用量的计划及计量工作，要求每年预先按月编制各类能源的消耗量及能源费用的计划。编制计划时，可参照上一年度各月份的实际消耗量，结合新一年度的生产规划及设备的运行台时情况等，作出1~12月份每个月的各类能源的耗用计划及能源费用的支出计划。各类能源的使用要有正确可靠的计量仪表。在实际使用中，应坚持做到每天定时抄表记录，并计算出日耗量，每旬检查统计一次实际耗用量，每月统计一次实际耗用量及能源费用，并将每月的实际耗用量及能源费用同年度计划进行比较。由于计量仪表的失灵或损坏及能源传导设施的泄漏或损坏，或者管理不善等原因，在每天的计量抄表中，都会反映出耗用量的异常情况，发现后应立即查清原因，并报告负责人。
采用切实有效的节能技术措施。在选用设备时，要注意设备的技术参数应同工艺要求相匹配，使设备在运行过程中一直处于最佳运行状况和最佳运行负荷之中。在节约用水方面，要做到清浊分流、一水多用、废水利用。设备冷却水应采用冷却塔循环利用，并设计短路循环，节约冷却补充用水。在节约用电方面，对供配电设施应有提高功率因素的措施；在照明用电方面，设计时尽量多利用自然光照明、选择合理的照明系统和照明灯具。照明灯具的开关控制可采用时间控制、日光控制、红外音频控制等方式。同时，水、蒸汽、压缩空气、煤气、油等的传导设施在设计施工时要严格把关，在交付使用后要认真管理，防止管道、阀门及管道附件泄漏和损坏，发现问题及时修理和调换。对使用热源和冷源的管道及其设备应加强保温绝热工作。
加强节能管理工作。提高能源利用率，一是靠技术，二是靠管理，技术是关键，管理是保证。随着节能工作的开展，节能技术日趋完善，而有些企业在节能工作的管理环节上，思想上重视不够，自觉性不强，任意浪费能源，致使能源耗用量的超指标现象时有发生。为此，应加强能源的科学管理，做好能量平衡工作，通过节能管理组织的建立和整套节能管理细则的实施，实现科学节能。
②操作人员配置。应在既有分工又有使用的原则下采取合理的劳动组织来配置操作人员，力求提高劳动效率。
传统的设备管理采用定员定额的方式来配置劳动力，就是根据设备的特点、运行要求和管理的需要按台班进行劳动力的配置，是顶岗式的配置方法。这种配置方法必然需要较多的劳动力，并且由于各类设备的操作时间、技术难度、劳动强度、工作环境和运行班次等各不相同，将会导致劳动力配置的不合理与低效率。
智能物业设备由于机械化、自动化、电子化的程度逐步提高，使设备一般都具有自动显示、操作、调节、报警、开停机等各种自动控制的功能，从而大大减轻了人员轮流值班、监视和定时巡视的强度。因此，智能物业设备综合管理，应要求全体人员成为一专多能的复合型人才，具有尽可能多的操作资格证书；对各智能化系统、设备均具有一定的知识，都能正确操作；并掌握各种故障的不安全因素及规律，使所有设备一直处在最佳状态中正常运行。
这种配置方法不再严格区分操作人员及检修人员。操作人员会维护保养及检修设备，检修人员也会操作设备。
③维修费用的管理：维修费用是指除大修理费用以外的与设备日常维修保养、检修有关的一切费用。安排维修费用可以保证设备的正常使用。这种费用属于运行费用，可归入经营成本。维修费用包括领用的材料、低值易耗品和备品配件、维修工人的工资及其他附加费、社会协作的加工费、劳务费等。
对于维修费用的管理，尤其要注意对维修费用的控制。应根据企业的实际情况实行专人负责来进行控制，做到计划使用和限额使用，从而节约费用，降低成本，提高经济效益。常用的控制方法有：第一，采用费用限额卡。以部门为控制单元，按月制定各部门维修费用限额，并据此发放费用限额卡，按月下达限额的费用。各部门可以将本月的限额费用加上(或减去)上月结剩(或超支)的费用，即为本月份实际可以使用的维修费用。所发生的维修费用需逐笔在限额卡上登记，再结算出余额之后才能领用材料及配件。维修费用的管理人员应对费用限额卡定期结算。第二，采用维修代价券。根据限额的费用按月发放给各部门一定数量的维修代价券，它是一种专门作为维修用的资金代价券。当需要领用材料及配件，或部门之间发生劳务协作费时，都可用维修代价券的形式支付，到月底在企业内部按各自还拥有的维修代价券作为当月发放的维修费用的结算依据。此外，还可以以某一修理项目或单台设备的日常保养来作为控制单元，实行费用限额，其控制方法和结算方法基本相同。
维修费用的核算和统计：对维修费用的核算，要有故障修理记录，定期维修检查记录，中、小修理竣工报告单及维修费用结算单等资料，再加上所发生的人工费用，就组成了一份完整的维修费用核算资料。整个企业的维修费用的统计比较烦琐，为简明起见，可采用设备维修登记卡的方式。设备维修登记卡是分部门或系统将设备按编号逐台排列，并按月登记发生的维修情况及维修费用，每年汇总统计一次，由设备管理部门进行综合分析并存入设备档案。设备维修登记卡不但提供了各类设备可靠的信息，也提供了各类设备维修费用限额的依据。对维修费用的核算和统计，可以加强对运行操作人员和维修人员的考核，也给综合评价设备的可靠性、维修性和经济性提供了一定的依据。
大修理费用的管理：以固定资产为原值，根据一定的比例逐月提取折旧费用作为大修理基金来支付大修理费用。大修理费用的管理类似于维修费用，不同的是它以某大修理项目作为控制单元，预先计划大修理费用，发放大修理费用卡(或费用簿)。大修理项目完成后，费用结算情况记入竣工验收报告内，费用管理工作也宣告结束。
(二)智能物业设备的维修管理
1.智能物业设备维修管理的内容
(1)维护保养
智能物业设备的维护保养主要包括日常维护保养、定期保养和设备点检等部分工作。
日常维护保养包括每班维护保养和周末保养，由设备操作者进行。日常维护保养工作是设备维护管理的基础，应该坚持实施，并做到制度化。
设备的定期维护保养以操作人员为主，检修人员协助进行。定期维护保养是有计划地将设备停止运行进行维护保养。根据设备的用途、结构的复杂程度、维护工作量及人员的技术水平等来决定维护的间隔周期和维护停机的时间。
设备的点检就是对设备有针对性地检查。设备点检是对设备的运行情况、工作精确度、磨损程度进行检查和校验，是设备维修管理的一个重要环节。通过设备点检可以及时清除隐患，防止突发事故，不但保证了设备的正常运行，又为计划检修提供了正确的信息依据。