在格式上，通常本人称呼应以大号字体印在名片正中央，归属单位与联络方式则应分别以小号字体印在名片的左上角与右下角。如有必要，还可在名片的另一面印上本单位的经营范围。
（3）交换名片的礼仪
交换名片时的礼仪是职场人士需要掌握的。
（1）跟什么人交换。在职场上，交换名片要有目的性。对于那些你希望结识的人，你应该主动地与对方交换名片。交换名片也是双方互相表示尊重的一种方式。如果你是被介绍给对方认识的，你同样应该主动地找对方交换名片。如果对方主动地要交换名片，那么你可以根据自身需要决定是否与对方交换，如果没有必要，也可以婉拒对方的请求。如果遇到以下几种情况，那么你可以不把自己的名片递给对方或不与对方交换名片。一是你对于跟对方交往实在不感兴趣，或者你不喜欢这个人，你当然没有必要与他交换名片；二是对方只是一个萍水相逢不能令你信任的陌生人，同样不需要把名片交给他；三是对方对你不感兴趣，你也就没有必要去自找麻烦，他是不会跟你交换名片的。当然，如果双方常常能够见面，那也就没有交换名片的必要了。
（2）交换时的细节。在递名片给他人时，最好是起身站立，走上前去，名片的正面要朝上，字迹要顺着对方，使用双手或者右手将名片交与对方。无论你是不是“左撇子”，都不要以左手递交名片，更不要将名片背面面对对方或是颠倒着面对对方。要注意，将名片举得高于胸部，或是以手指夹着名片都是很失礼的行为。将名片递给他人时，嘴上可以同时做一个一句话的自我介绍，或是说诸如“请多指教，这是我的名片”、“请多多关照”、“今后保持联系”、“我们认识一下吧”之类的客套话。此外，按照惯例，如果对方的社会地位或职位在你之上，那么你就需要主动地给对方递名片。
当对方主动地向你递名片时，你应当立即停止手中所做的一切事情，起身站立，面含微笑，并目视对方，这是对对方最起码的尊重。接受名片时，不要单用左手接；用双手捧接，或以右手接都是符合礼仪的。最重要的一点是接过名片后千万不可看都不看就直接收起，或是直接往旁边一丢，这样的行为比当面打人一巴掌还要过分。正确的做法是在接过名片后，马上利用一分钟左右的时间，从头至尾将其认真地默读一遍，对方的名字和头衔不妨读出声来，若有疑问，可以向对方当面请教。接受他人名片时，应口头道谢，或重复对方所使用的谦词敬语，如“请您多关照”、“请您多指教”，切不可一言不发；如有需要，不要当即将自己的名片递过去，最好在收好对方的名片后再做，不要“一手交钱，一手交货”。
（3）索要名片。一般来说，强索他人的名片是不礼貌的，但是确实需要这样做，那么可以使用以下几种方式。
一是明示法。即向对方提议交换名片，明言此事。你这边把话挑明，如果对方不想把事情闹僵，他是不会拒绝你的请求的。
二是交易法。正所谓“将欲取之，必先予之”，你先递上自己的名片，出于礼貌，对方也会把他的名片给你一张。
三是谦恭法。即询问对方：“今后如何向您请教？”此法适用于向领导或长辈索取名片。
四是联络法。即询问对方：“以后怎样与您联系？”此法适用于向平辈索要名片。
（4）婉拒他人索取名片。有索就有拒。他人向你索取名片，而你又觉得实在没有必要再与他保持联系，你可以拒绝他的请求，但在拒绝时不能太过生硬，以免造成尴尬的场面。你可以委婉地表示：“实在抱歉，我今天穿的便装，名片都放在西装的口袋里了。”或是说：“实在不好意思，我的名片用完了。”若本人没有名片，而又不想明说时，也可以用上述方法委婉地进行表述。
如果自己名片真的没有带或是用完了，自然也可以加上一句“改日一定补上”，并且一定要言出必行，付诸行动，否则会被对方理解为自己没有名片，或故意不想给对方名片。
（4）保管名片
保管好自己和他人的名片是很重要的。要是把别人的名片到处乱放，最后弄得自己都找不到的话，那之前“辛辛苦苦”换来或是要来那些名片也就没有意义了。而且如果对方知道你把他的名片弄丢了，那是很可能得罪人的。如果不能妥善地保管自己的名片，在需要时找不到，双手在口袋里到处乱摸，那也是一件很尴尬的事。
在参加交际应酬之前，要像准备化妆一样，提前准备好名片，并进行必要的检查，不要在使用时再临时翻找。随身所带的名片最好放在专用的名片包、名片夹里，此外也可以放在上衣口袋内，不要把它放在裤袋、裙兜、提包、钱夹里，那样做既不正规，又显得杂乱无章。在自己的公文包以及办公桌抽屉里也应经常备有名片，以便随时使用。接过他人的名片看过之后，应将其精心地放入自己的名片包、名片夹或上衣口袋里，切勿随手往口袋里一揣。
参加过交际应酬以后，应立即对已收到的他人的名片加以分门别类的整理收藏，以便今后使用方便。最好的方式是按照行业来分类收藏，因为人们在想到一个人时，很可能想不起他的名字，但却可以记住他的职业。因此，按照职业分类收藏名片虽然在找的时候不是最方便的，但却可以有效地弥补记忆上的缺陷。
3、恰当的称呼尤为重要
人与人打交道时，相互之间免不了都要使用一定的称呼。不使用称呼，或者使用称呼不当，均属一种失礼的行为。这对于初来乍到的职场新人来说更是如此。所谓称呼，是指人们在正常交往应酬中用以表示彼此之间关系的名称用语。职场人士尤其需要注意的是，选择正确、适当的称呼，不仅反映着自身的教养和对被称呼者尊重的程度，而且在一定程度上还体现着彼此之间关系的亲疏。从某种意义上讲，当一个人称呼另外一个人时，实际上意味着自己主动地对彼此之间的关系进行定位。
一位办公室主任始终对新来的大学生小宋没有好感，私下里，只有主任自己知道那是为什么：小伙子从报到的第一天起就口口声声地喊他“陈副科长”，而别人都叫他“陈科长”……
小宋是一只地地道道的“菜鸟”，他“菜”就“菜”在自己太实在了，副科长的“副”字就那么重要，重要到非叫不可吗？显然不是。要是在学校面对朝夕相处的同学，你怎么叫都行，甚至给他们起外号他们都不会很在意。但这是职场，是一个特别讲究礼节而且步步荆棘的地方，你会为你的每一个错误称呼付出代价。
丁雁是中关村某电脑公司的一个小职员，去年刚刚大学毕业。说起职场称呼，她满脸兴奋。“我应聘时就是因为一句称呼转危为安的。”丁雁说。去年应聘时，由于她刚刚步入社会，缺乏职场经验，因此在面试时过于紧张，导致有些发挥失常。就在她从考官眼中看出拒绝的意思而心灰意冷时，一位中年男士走进了办公室和考官耳语了几句。在他离开时，她听到人事主管--面试的考官小声地说了句“经理慢走”。那位男士离开时从丁雁身边经过，给了她一个善意鼓励的眼神。丁雁自己也不知道当时为什么会突然来了灵感，她站起身，毕恭毕敬地对那位中年男士说：“经理您好，您慢走！”她看到经理脸上露出诧异的表情，然后笑着对她点了点头。备受鼓舞的丁雁这时已经忘记了紧张，在接下来的面试中发挥得非常出色。考官也因为她那句灵光乍现的称呼，改变了对她的看法。
人事主管后来告诉丁雁，其实她那天开始时表现得很差，自己已经打算叫她“等通知”了，但就是因为她那句对经理礼貌的称呼，让自己觉得她对行政客服工作还是能够胜任的，所以对她的印象有所改观，而且经理对她这个小姑娘的印象也相当不错，于是最后给了她这份工作。
某咨询顾问有限公司的首席咨询师吕先生说：“人们一直以为只有在20世纪七八十年代前才注意这些刻板严谨的称呼，以为职场上对称呼的注重正日益淡漠。尤其是刚出校门的大学生，他们根本不懂得职场上人心叵测，对于职场称呼也完全没有概念。刚进单位两眼一抹黑，全是生人面孔，如何迅速地融合到这个团队中？怎样给别人留下好印象？其实这都是从一声简单的称呼开始的。”
新加入一个单位的“菜鸟”首先应该对自己所在部门的所有同事有一个大致了解。对于职位清楚的人，可以直接称呼他们“张经理、王主任”等，对于其他同事，如果你不知道他的职务或是具体负责哪一块业务，可以先一律称为“老师”，这样的称呼一方面符合自己刚毕业的学生身份，另一方面，表明自己是初来乍到，很多地方还要向诸位前辈学习。等稍微熟悉之后，你再按年龄区分和自己平级的同事，对于比自己大许多的人，可以继续称“老师”，或者跟随其他同事称呼。对于与自己年龄相差不远甚至同龄的同事，如果关系很好，就可以直呼其名。需要注意的是，在喊人的时候一定要面带微笑，眼睛直视对方，这样做才符合礼仪。
现在很多外企特别讲究营造和谐的工作氛围，因此，公司里的员工不分尊卑长幼一律以英文名相称，所有人在打招呼的时候都是微笑着的，这让工作环境分外舒服。其实外资企业更注重礼节，不要以为叫名字就可以更亲热或做事肆无忌惮，更要注重自己的形象，行为举止都要更有分寸。
在外资企业工作的Jodie对在职场中的称呼问题有自己的观点，她认为不是所有外资企业的老板或主管都喜欢别人称呼自己英文名，而是需要“看人下菜碟”。
Jodie所在分公司的前任主管是从加拿大总部学习归国的，非常看重营造办公室的人际关系和和谐气氛，大家一律互称英文名。后来，这位经理被调到香港分公司去，新任主管是刚从另一家国内知名企业跳槽过来的。他的经营理念与他的前任不同，他更加强调公司内部的分工合作和层级关系，于是大家就都以职位相称了。Jodie和几个关系要好的同事私下开玩笑说，看着他每天严肃认真的面孔，就不自觉地把称呼改了。
外企员工不要总认为自己的上司就喜欢你叫他本名。现在各企业的人事情况越来越复杂，很多国内知名企业的管理者跳槽到一些外企任职，对于他们不要理所当然地沿袭以往的称呼习惯，要先观察一下他们的喜好和性格，然后再决定如何称呼。如果领导有明确“指示”让你叫什么，那最好；如果领导嘴里没有说明，那就需要自己多个心眼了。叫错了称呼虽然没什么大碍，但如果领导用异样的眼神盯你几秒钟，也够让你的脑细胞死伤无数了。
与外企不同，民营企业更加讲究老板和员工，领导和下属间的层级关系，从老板到部门主管、到办公室主任、再到比自己资历老的同事，几乎对每个人都有不同的称呼。现在公司多如牛毛，小型公司更是遍地开花。在这样的公司里，对职场称呼要更直白和热情一些。“十几个人的小团队如果分得一是一、二是二，兵是兵、将是将，是不是反而就没意思了？”在一家小型公司工作的庞某如是说。他说，他周围很多朋友都是在小公司工作的，有的公司里不过才七八个人，根本就没那么多的层级概念，大家统称领导为“头儿”，或者“张哥、李姐”地称呼，同事之间更是以“哥、姐”这样叫的居多，大家的私人关系也都很密切。但是专家提醒：这种亲热的“哥俩好”还是能少则少，不要太过，尤其需要注意自己和老板之间的关系，如果太过亲热，那就少不了让人说闲话；如果在工作中太过随意和亲热地称呼，也很容易让工作伙伴觉得你不够成熟。在职场中公私分明毕竟是一个很重要的原则，最好不要把私人关系和同事关系混为一谈。
下面让我们来看看在职场称谓方面应当注意的礼仪。
（1）职场称谓的规范
在工作岗位上，人们彼此之间的称呼有其特殊性，总体要求是庄重、正式、规范。
（1）职务性称呼。在工作中，以职务称呼对方是最常见的。这种称呼方式可以将双方的身份、地位有效地区分开来，是一种很有礼貌的称呼方式。以职务相称主要分为三种情况。一是仅称职务。如“科长”、“书记”、“厂长”等。这种称呼方式相对比较随意，多用于私下称呼。二是在职务之前加上姓氏。如“王主编”、“齐社长”等。这种称呼方式比较正式，多用于当众称呼。三是在职务之前加上姓名，如“王平总编”、“齐栋社长”等。这种称呼仅适用于正式场合的介绍。
（2）职称性称呼。在工作中以对方的职称作为称谓也很常见，尤其是对于那些具有高级、中级职称者。以职称相称常有三种情况。一是仅称职称。例如“教授”、“讲师”等。这种称呼方式相对比较随意，多用于私下称呼。二是在职称前加上姓氏。如“吕工程师”、“冯导演”。这种称呼方式比较正式，多用于当众称呼。有时，这种称呼也可以约定俗成地简化，例如将“吕工程师”简称为“吕工”，将“冯导演”简称为“冯导”，但使用简称应以不发生误会或歧义为限。三是在职称前加上姓名，例如“张洁教授”、“苏靖为医生”等。这种称呼仅适用于正式场合的介绍。
（3）学衔性称呼。在工作中，使用学衔性称呼也是一种常用的称呼方式。这种称呼方式可以增加被称呼者的权威性，有助于增强现场的学术氛围。学衔性称呼较常见的有以下四种情况。一是仅称学衔，例如“博士”、“硕士”等。这种称呼方式相对比较随意，多用于私下称呼。二是学衔前加姓氏，例如“林博士”。这种称呼方式比较正式，多用于当众称呼。三是学衔前加上姓名，例如“林云博士”。这种称呼仅适用于正式场合的介绍。四是将学衔具体化，说明其所属学科，并在其后加上姓名。例如“管理学硕士张力”、“遗传学博士黄海云”、“工程硕士曾榆”等。此种称呼最为正式、最为专业，只适用于特定的学术会议当中，若在平时使用就会显得异常罗唆。
（2）职场称谓的禁忌
在职场交往中称呼不当会失礼于人，有时后果甚至不堪设想，因此一定要注意称呼的禁忌。
（1）错误的称呼。使用错误的称呼，主要原因是粗心大意，或是不了解情况。常见的错误称呼有两种。一是误读，即念错被称呼者的姓名。比如“翟”、“盖”、“郝”、“郇”、“眭”等，就很容易被人误读。二是误会，即对被称呼的年纪、辈分、婚否及与其他人的关系作出错误的判断，比如将未婚的女子称作“夫人”就属此列。
（2）不通用的称呼。有些称呼具有一定的地域性，比如“爱人”，中国人习惯把自己的配偶称作“爱人”，而外国人口中的“爱人”也就是“lover”则是情人的意思。如果在这方面不加注意，就很容易引起误会，闹出笑话。