“李总李总，不好了，张经理刚打来电话说，他们今年不想和我们继续合作了，想找一家新的供应商合作，这怎么办啊？真要这样，我们会损失四分之一份额的！”
如果你就是那位李总，当时正与一位重要客户谈业务，正谈到关键时刻，突然冲进来这样一位员工，气喘吁吁地告诉你这样一个坏消息，你会有何感想？
也许你在还没有被这个坏消息震惊前，先被这位员工的举止惹恼了。得承认，不是李总修养不够，实在是这位员工太不会说话了。
试想一下，假如你是那位员工，面对坏消息时，你该如何得体地向上司汇报才不至于让坏消息蔓延，殃及自身？或说得更有人情味些：如何汇报坏消息，才能减少它对上司的冲击呢？最好的解决办法就是掂着点说，温柔地说。
俗话说得好：怎么说要比说什么更重要。面对坏消息，如果我们能以一种相对委婉的表达方式将它传递出去，或许对双方都会有利无害。比如上面那个消息，如果这样说也许会更好：“李总，张经理那边刚刚出了点状况，刚打电话过来说……”
这里的措辞用的是“状况”，而不是“麻烦”、“问题”一类激烈的言辞。这时，你的技巧在于弱化了消息的负面刺激，应该给对方一个缓冲情绪的时间。如果再配合你本人镇定自若的语调，泰山崩于前而色不变的神态，对方会更高看你一眼。而如果你在表达中再多用一些诸如“我们”一类的字眼，表明你和对方导是站在同一立场上，急对方所急，想对方所想，对方也许真会将你当成“自己人”呢！
有些时候，有些话虽然不过分，也并没有什么不正当的意图，但坏消息还是很难说出口的。比方说，别人辛辛苦苦写的计划书被你否定了；告诉他人被解雇了等等。
当然，坏消息不说是不行的，关键是要委婉、诚恳，尽量减轻对对方的伤害。但这并不是说你要在对方面前兜圈子，说了半天还让对方一头雾水。最佳的表达方法应该是要诚恳、委婉地表达出来。
所以，当你有坏消息要告诉对方时，能否先站在对方的立场上考虑一下解决麻烦的相应对策？以你对对方的了解，以及对目前情况的分析，怎样处理这个问题最好？这样就可以在说出坏消息的同时，给对方提供一套可行的处理方案，或提供一些有利于解决问题的可靠信息。如果你正好是这方面的专家，那就更是责无旁贷了。你有责任向对方提供可行的解决问题的步骤，顺便不要忘了让对方知道，有些地方你非常需要他的帮忙，没有他的支持这件事绝对搞不定。
小贴士：让坏消息来得温柔些
坏消息不说是不行的，但我们也不必把坏消息视作洪水猛兽，避之唯恐不及。我们只要能够选择好恰当的沟通时机，运用适当的沟通技巧，采取坦诚、温柔的沟通态度，完全可以让对方轻松地接受。