当你要向他人表达意思时，除了文字、肢体动作外，说话是最重要的一种传达工具。但说话不当、不得体，容易在语言上伤害别人，造成人际关系的不和谐。因此，说话是既要讲究技术，又要讲究艺术的。同时，还得注意礼仪。
如何说“不”
在生活和工作中，我们经常要面对朋友、同事、客户的许多要求。这些要求，有的可以满足，但有些却是不能满足的。不能满足，就需要拒绝，而没有人喜欢被拒绝，没有人喜欢听“不”。这，就需要我们掌握说“不”的艺术，做到既不伤害对方的自尊，又能婉转地拒绝对方的要求。
1.听完之后再说“不”。
在拒绝对方之前，你要认真地听完对方的诉说。首先，请对方把处境与需要讲得更清楚一些，以便你更了解他的情况；其次，向对方表示你了解他的难处，若是你处于此境况之下，一定也会如此。接下来，你才能委婉地表达自己拒绝他的立场。
这样，你让对方先有被尊重的感觉（认真倾听对方说话就是对对方的尊重），然后再说“不”，能够有效地避免伤害他的感情，不会让他产生你在应付的错觉。
2.多一些弹性与关心。
你在拒绝对方时，可以提出替代性建议。如建议对方如何取得其他人或公司适当的支持。若是能提出有效的建议或替代方案，对方一样会感激你，甚至在你的指引下找到更好的解决办法。
此外，隔一段时间，你还要主动地去关心对方的情况。有时候，拒绝是一个漫长的过程，对方会不定时地提出同样的要求。若能化被动为主动地关心对方，并让对方了解自己的苦衷与立场，则可以减少拒绝带来的尴尬与负面影响。
3.态度要温和而坚定。
当你开始说“不”的时候，态度必须是温和而坚定的。好比同样是药丸，外面裹上糖衣的药就让人容易入口。同样，委婉地表达拒绝比直接说“不”让人更容易接受。
当对方的要求有悖于公司或部门规定时，可以委婉地表明自己的权限；在自己工作已经排满而爱莫能助时，要让对方清楚你的处境，说明耽误工作的不利后果。
若是对方因为你的拒绝而表现出愤怒或作出威胁时，你也不需要立刻响应，而要多用同情心来缓和他的不满与挫折感。
总之，拒绝别人，切不可急切、直接地表达自己的立场。因为直接拒绝别人，轻则让人觉得你不够大方，重则影响双方往后的合作与相处。
另外，拒绝别人，需要发自内心的耐性与关怀。若只是敷衍了事，就会让人觉得你不是个诚恳的人，对人际关系伤害更大。
不可忽视的寒暄
常言说“良好的开端是成功的一半”，“起点决定终点”。寒暄开场，作为谈话的“开端”和“起点”，是决定谈话成败的关键。寒暄开场做得好，会很容易地获得对方的好感；做得不好，接下来的谈话就不会太顺利。
毛主席就善于在寒暄中发挥出他独特的魅力，缩短与谈判对手的心理距离，并让对方自然产生一种受到尊重的快感。1949年4月国共和谈期间，毛主席接见了国民党方面的代表刘斐先生。刘斐开始时非常紧张。见面后，毛主席和刘斐寒暄起来：“你是湖南人吧？”刘斐答道：“我是醴陵人，醴陵与毛主席的家乡是邻县，是老乡。”毛主席高兴地说：“老乡见老乡，两眼泪汪汪哩。”听了这话，刘斐紧张的心情很快就放松下来，拘束感完全消失了。
寒暄不仅可以营造友好和谐的气氛，而且也是在说话之始观察对方情绪和个性特征，获取有用信息的好方法。如日本松下电器公司创始人松下幸之助刚“出道”的时候，就曾被对手以寒暄的形式探测到了自己的底细，因而使自己产品的销售大受损失。
当松下幸之助第一次到东京找批发商谈判时，刚一见面，批发商就友善地对他寒暄说：“我们是第一次打交道吧？以前我好像没见过您。”批发商想用寒暄托词，来探测对手究意是生意场上的老手还是新手。松下幸之助缺乏经验，恭敬地回答：“我是第一次来东京，什么都不懂，请多多关照。”正是这番极为平常的寒暄答复却使批发商获得了重要的信息——对方原来是一个新手。批发商接着问：“你打算以什么价格出卖你的产品？”松下幸之助又如实地告知对方：“我的产品每件成本是20元，我准备卖25元。”
批发商了解到松下幸之助在东京人地两生，又暴露出急于要为产品打开销路的愿望，因此趁机杀价：“你首次来东京做生意，刚开张应该卖得更便宜些，每件20元如何？”没有经验的松下幸之助在这次交易中吃了亏。
究其原因，是那位老练的批发商通过表面上的寒暄探测到他的虚实，在谈判中赢得了主动。而松下幸之助由于在寒暄之中暴露了自身的底细，从而导致了被动与失利。因此，在双方寒暄之时就要避免无意之中自身关键信息的泄露。当然，可以利用相互寒暄时的那些应酬话，去掌握说话对象的背景材料：他的性格爱好、处事方式、沟通习惯等，进而找到双方的共同语言，为相互间的心理沟通做好准备。
注意的是，寒暄时要有主动、热情、开朗、友善的态度，要用明朗的表情和对方交谈，努力发挥个人的魅力，给对方留下美好的第一印象。即使自己心情不好或身体不适，也应努力克制，不要让对方有所察觉。那种不动感情、例行公事式的寒暄达不到给对方好感的目的。
此外，寒暄的时间不宜过长。高明的沟通者往往善于从寒暄中找到契机，及时导入主题，自然而然地把话题引入预定的轨道。
聊天也要讲究技巧
聊天，即闲谈，东北话说就是“唠嗑”。它是说话中一种没有功利性的交谈形式。紧张工作之余，节假日之际，人们凑到一起，几盏清茶，一碟瓜子，不为利害，只为“闲聊”。人们充分放松，把所见、所闻、所想、所感无拘无束地“侃”出来，从而使精神松弛，心情愉悦，得到有益的消闲和休息。所以，聊天成为人们极喜爱的一种谈话方式。
聊天的内容十分广泛，通常没有既定的话题。但人们会在聊天中交流看法、沟通情感、传播和获取信息。会聊天的人会把聊天变成人亲近他的法宝，而不会聊天的人则可能把聊天变成生气的方式，或者争斗的起源、是非的传播途径，等等。因此，聊天也是要讲技巧的。
1.找到可聊的话题。
聊天时，开头同样很难，它犹如源头，话题有兴趣，则加入的人就多，谈得才尽兴；若话题只三言两语，不能深入，则使人感到索然无味。会聊天的人，首先不在于他说了些什么，而在于他出了个什么话题，使参加者能全神投入，聊得畅快。
这应从分析聊天的对象入手。一般来说，同窗故友，忆旧便是最好的话题；中年朋友，家庭、事业是最有体会的话题；对老年人，健康活动是较适宜的话题；情趣高雅者，墙上的字画、桌上的读物，便是最好的话题；涉世未深者，事业、功名是他们感兴趣的话题。而最能适应所有对象的话题，便是新闻。
2.轻松语言轻松聊。
有了好的话题，但聊天过程中语言过于正统，过于严肃，往往使人听而却步，一本正经地聊则是最乏味的。善于聊天的人，经常使用轻松幽默的语言，听起来话语随意，多取譬喻，幽默风趣，创造出宽松愉快的交谈气氛，使大家在交谈中得到松弛和愉快。一般来说，这样的人往往是聊天的主角。
3.“听”话亦助“聊”。
许多人认为聊天必得开口，甚至有人口若悬河，滔滔不绝，独霸聊坛。其实，聊天要能顺利进行，还有一种无声的语言艺术——以听助聊。在恰当的时间，恰当的话题，给发话者以呼应，或赞成，助其深入；或反对，引起思考。听是聊的一种辅助，听后的简短呼应反馈也能表现一定的说话水平。
4.善于“断”话题。
聊天，也有雅俗之分。高雅的聊天能给人以有用的信息、口才的锻炼，有助于身心的健康。而低俗的聊天却无异于浪费时光、谋财害命。但聊者形形色色，可能会涌出荒诞不经甚至粗俗下流的话题，这时，你若能适时巧妙地让大家转移到别的话题上，可以说你掌握了聊天中适时截断无益话题，使聊天健康进行的语言艺术。
如当人们聊凶杀、****话题时，你若能说：“这些都和家庭教育有一定关系。比如我认识的一个人……”自然而然地把话题引到对孩子的家庭教育与社会问题的探讨上。反之，你若用生硬的话说：“你们谈这些真无聊，还不如谈谈肉价……”那么你将会打断人们的谈兴，破坏聊天的气氛。避之巧妙，才称得上水平和艺术。
此外，还有一个聊天技巧也是爱聊之人应该掌握的，即记住别人的话。这样，以后再提起，别人就会觉得你那时有认真听他讲，会对你加一分好感！
应该避免的说话小毛病
有些人说话有“毛病”，比如有口头禅、脸红、不自觉地摸耳朵等，这些毛病不仅令人厌烦，而且有损自己的形象。如果你是男士，说话小毛病会让你的能力、形象、权威及说服力大大受损；如果你是女士，说话小毛病会使你失去应有的魅力和吸引力，使人在初次听到你的声音时“退避三舍”。下面的说话小毛病，是我们每个人都应该避免的。
1.口头禅。
在生活和工作中，我们与人谈话或听人讲话之时，经常可以听到“那个、你知道、他说、我说”之类词语，如果你在说话中反复地使用这些词语，那就是口头禅。口头禅的种类繁多，即使是一些伟大的政治家在电视访谈中也会出现这种毛病。
有时，我们在谈话中还可以听到不断的“啊”、“呃”等声音，这也会变成一种口头禅。请记住现代实用主义法学的创始人奥利佛·霍姆斯的忠告：切勿在谈话中散布那些可怕的“呃”音。
如果你有录音机，不妨将自己打电话时的声音录下来，听听自己是否出现这一毛病。一旦弄清自己的毛病，那么在以后与人谈话的过程中就要时时提醒自己注意这一点。谈话中，当你发现他人使用口头禅时，你会感到这些词语是多么令人烦躁，多么单调乏味。
2.使用鼻音说话。
这是一种常见且影响极坏的缺点。当你使用鼻腔说话时，你就会发出鼻音。如果你使用大拇指和食指捏住鼻子，你所发出的声音就是一种鼻音。如果你说话时嘴巴张得不够，声音也会从鼻腔而出。因此，说话时，上下齿之间最好保持半寸的距离。
如果你使用鼻音说话，当你第一次与人见面时，就不可能吸引他人的注意。你的谈话让人听起来像在抱怨、毫无生气、十分消极。鼻音对于女人的伤害比对男人更大，你不可能见到一位不断发出鼻音，却显得迷人的女子。
如果你期望自己在他人面前具有极大的说服力，或者令人心荡神移，那么你最好不要使用鼻音，而应使用胸腔发音。
3.小动作过多。
检查一下自己，是否在说话时不停地出现以下动作：蹙眉、扬眉、扭鼻、歪嘴、拉耳朵、摸下巴、搔头发、转动铅笔、拉领带、弄指头、摇腿等。这些都是影响你说话效果的不良因素。当你说话时，听众就会被你的这些小动作所吸引，他们会看着你的这些可笑的动作，根本不可能认真听你讲话。
有一位公司老总，当他在公共场合讲话时，总是让秘书与观众站在一起，如果他的手势太多，秘书就会将一支铅笔夹在耳朵之上以示提醒。当然我们不可能人人做到如此，但在你讲话时，完全可以自我提示，一旦意识到自己出现多余的动作，立即改正。
以上说话小毛病是应该控制、克服的。如此，你才能提高说话的魅力。
保持适当的谈话距离
“距离产生美”，是一句至理名言。不过，人们对于距离的把握往往拿捏不准。因为当距离超过一定度时，它产生的就可能是疏离。心理学研究表明，谈话距离的保持能影响谈话的效果。比如，一位心理学家发现，老师与学生进行轻松谈话的最佳距离不超过5.5英尺（1.7米）。实际上，不少老师在与学生谈话时，不注意双方所处的距离。如有的老师坐在讲台上，学生站在讲台下，这种“盛气凌人”的做法，客观上拉大了师生之间的距离，双方难以长谈、深谈，甚至会造成学生的自卑感和抵触情绪。
其实，不只是有的老师不注意与学生的谈话距离，在生活和工作中，还有很多人不会把握与别人的谈话距离。比如，一位朋友这样讲述她的经历：
我有一个女同事，总是喜欢把脸贴得很近和我说话，差不多快离我的脸只有一个拳头的距离。早上起来还好，因为都是刷过牙的。但是等吃过午饭或者下午，她再离我这么近说话我就有点崩溃了。而我也不敢大喘气，回答她也是支支吾吾。
还有，我们有时一起吃饭，她很喜欢说话。但每次都是把脸扭过来，对着我脸一个拳头的距离口若悬河地说着，每次我都不敢扭头看她，因为我怕看见她嘴里咀嚼的情况。赶上她不想让别人听的话，更恐怖，就是搂着我的脖子把鼻子贴在我耳朵上说，如果她高兴了，还会亲我一口。其实，她人挺好的，而且很热心。不过，我就是受不了这么近距离的接触。
与人谈话，如果距离过近，会导致别人拘谨。这位朋友的经历就是很好的证明。而距离过远，别人又可能会误认为你讨厌他，特别是对于那些较敏感的人。那么，与人谈话，应保持怎样的距离呢？
一般来说，保持正常社交距离（1.5米左右）比较合适。当然，具体可视谈话内容、对象等情况来作调整。如谈的内容比较严肃，距离可远些，如果谈的话题比较轻松，则可以稍近些。如与性格内向的人谈话，距离可远些；而与开朗活泼的人谈话，则可近些……总之，与别人谈话应根据具体情况，保持适当的距离。