文书
①党政机关、企事业单位、社会组织及个人在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的具有特定格式的文字材料的总称。包括公务文书和私人文书。通常所说的“文书”多指“公务文书”。②一种职务名称。一般指从事文书处理、保管等专职工作的人员。
公文
公务文书的简称。党政机关、社会团体、军队等在公务活动中用来向上呈报、向下布置或向外联系事务的正式文件。公文具有鲜明的政治性、法定的权威性，是一个国家的统治阶级管理国家、处理党务、政务、军务、经济事务等各种公务的书面文字工具。公文按使用范围可分为通用公文、常用公文、专用公文；按行文关系可分为下行文、上行文、平行文；按发文部门可分为党务公文、立法公文、行政公文、司法公文、军事公文、外交公文、科技公文、企事业单位公文、社会团体公文；按行文范围可分为保密公文、内部公文、公布公文。公文的主要职能包括制定、发布政策、法令，部署、指导、报告、商洽工作，交流经验、信息，记载公务活动等。
通用公文
各级各类机关、单位普遍使用的公文文种。如命令(令)、指令、公报、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、章程、会议纪要、函等。通用公文多以有文头的文件形式发出。
专用公文
一定的工作部门在一定的业务范围内，按照特殊需要专门使用的公文文种。如照会、护照、议定书、备忘录、通缉令、公诉书、判决书等。专用公文产生并服务于一定的专业领域，有自己特定的编制程序、格式和处理过程。按使用范围分类，可分为外交公文、司法公文、军事公文、计划公文等。
常用公文
各级各类机关、单位经常使用的通用公文、专用公文以外的公文文种。如调查报告、简报、办法、工作要点、工作总结、条例、规定、计划、规划、大事记等。这些文种多与通用公文结合运用，作为通用公文的附件使用。如《中共中央、国务院关于颁发全民所有制工业企业三个条例的通知》后，附有《全民所有制工业企业厂长工作条例》、《中国共产党全民所有制工业企业基层组织工作条例》、《全民所有制工业企业职工代表大会条例》三个条例作为附件。常用公文也可以作为主件单独使用。
文件
党政机关、社会团体等依照其职权范围制发的处理公务活动的具有特定体式的书面文字材料。是阐述、下达、传送有关路线、方针、政策、指示、法令的主要工具。具有约束力，要求各级组织和机关必须认真贯彻执行。如《中共中央文件》、《中共中央办公厅文件》等。根据文头的颜色，可分为红头文件和白头文件。红头文件有红色文头、固定规格和编号。白头文件一般用来印发会议文件、领导人讲话等，标有密级标志和编号，在末尾处注明制发或翻印机关名称、日期等。
文种
公文的最基本分类单位。具有共同含义、共同使用范围、共同成文格式的一部分公文的总称。如通知、通报、批复等，分别属于一个单独的文种。
公文写作
秘书学的分支学科。研究公文撰写的基本格式、基本写法和公文写作规律的一门应用学科。内容一般包括：公文的产生与发展史；公文的含义、特点、作用；公文的格式和撰写程序；各类公文的写法；公文的质量；公文与行政学、写作文体学、逻辑学、修辞学等边缘学科的关系；公文写作的基本理论等。
公文规范化
按照明确的公文写作标准进行公文写作实践，使公文达到标准要求。主要内容包括：①符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。②情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。③人名、地名、数字、引文准确。时间要写具体的年月日。④公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。⑤引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。⑥用词准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。不写不规范的字。
行文制度
公文正常运行必须遵守的规则。内容包括：行文关系；行文方向；行文方式、行文规则。
行文规则
公文运行应遵守的各项原则。行文规则主要包括精简公文的原则，一般不越级行文的原则，注意隶属关系的原则，分清主送机关和抄送机关的原则，联合行文的原则，公开发布公文的原则等。
行文关系
根据各级机关和各个单位之间的组织关系或工作关系形成的公文运行关系。行文关系必须同机关的组织关系、工作关系相一致。
行文方向
根据各级机关和各个单位之间的组织关系或工作关系形成的公文运行方向。机关、单位的行文方向一般分为上行文、下行文、平行文。
上行文
下级机关向上级领导机关发送的公文。行文方式一般分为逐级行文、多级行文、越级行文。
上行文的内容一般包括：向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，请求指示，请求批准等。采用的文种主要有请示、报告等。除最高领导机关外，都可发送上行文。
平行文
同级机关或相互没有隶属关系的机关之间发送的公文，如公函等。公函的主要内容是协商和联系工作问题。
下行文
上级领导机关向所属的下级机关发送的公文。行文方式一般分为：逐级行文、多级行文、直达行文等。下行文的内容一般包括：对下级机关公务活动的领导、指导、告知等。采用的文种主要有指示、决定、通报等。除没有下属单位的单位外都可发送下行文。
多级行文
向所属的几级上级领导机关或几级下级机关同时发送公文的一种行文方式。如有的中共中央文件同时发送到县团级以上的各级党组织，就是采用多级行文方式的下行文。
逐级行文
向直接所属的机关发送公文或按层次一级一级发送公文的一种行文方式。上行文、下行文都可采取逐级行文的方式。上行文常用的、基本的方式是逐级行文，除特殊情况外，下级机关均应采取这种方式。下行文的逐级行文，有两种方式：一种是自上而下地层层发送的方式，如中共中央对省委、自治区党委、直辖市委行文，省委、自治区党委、直辖市委再对地委、市委行文，地委、市委再对县委行文，以此类推；一种是只对直属的下一级行文的方式，如中共中央只对省委、自治区党委、直辖市委一级行文，省委、自治区党委、直辖市委不再向下行文。
越级行文
下级机关越过自己的直属领导机关向更高的上级领导机关直至中央发送公文的一种行文方式。越级行文方式一般只在以下几种情况下采用：①上级领导机关指定要求越级报告的情况或交办的事项；②情况紧急，事关重大，如逐级行文将延误时机、造成损失的；③多次请求直属上级机关未能解决的问题；④检举、控告直属上级机关的事项；⑤同直属的上级机关或下级机关之间对有关问题发生争议无法解决的；⑥询问和联系不需要直属上级机关过问的特殊问题。
直达行文
也称“通行行文”。上级领导机关直接把公文发送到基层组织或在人民群众中公布的一种行文方式。直接广播、登报、张贴的公文，一般都注明不另行文。这些都属于直达行文，如《中共中央关于经济体制改革的决定》。
联合行文
两个或两个以上的同级机关、单位共同制发公文。如《中共中央、国务院关于认真贯彻执行全民所有制工业企业三个条例的补充通知》。联合行文一般应制定参加行文单位的联合公文文头，使用主办单位发文字号，由各单位联合落款，用一个统一的发文标题。联合行文必须根据行文机关、单位的职权范围和工作需要来确定，必须由联合的各方会签才能生效。
行文方式
根据组织关系和工作需要所采取的公文运行的方式。行文方式一般包括：逐级行文、多级行文、越级行文、直达行文、主送、抄送等。
公文格式
公文的规格式样，包括公文结构、公文标记、页面安排等。公文结构是指公文安排内容的具体方式，一般包括文头、标题、收文单位、正文、附件、发文单位、发文日期、签印、抄送单位等。公文标记是表明文件的不同性质和要求的附注、序号和记号，一般包括秘密等级、紧急程度、发文字号、阅读范围、主题词、印刷版记等。页面安排是指公文制发时对字型、纸型、装订等方面的要求。
文头
也称“版头”。发文机关的标志。一般由发文机关全称或规范的简称加“文件”二字组成，如中共中央文件、中共中央办公厅文件、全国人民代表大会常务委员会文件。文头字体要庄重大方、大小适中，下级机关公文的文头不宜大于它的上级机关公文的文头。
时限要求
发文机关对收文机关提出的关于公文处理的时间限制。时限要求分为急、特急、限时送达。
一般标在公文的左上方。
发文字号
也称“文号”。发文机关代字、发文年号和发文序号组成的一种公文标记。如“中发［1986］1号”，“中发”是发文机关“中共中央”的代字：“1986”是发文年号；“1号”是1986年度的发文顺序号。公文标发文字号便于公文的登记、发送、处理、查询、传达学习、归档、保存与查阅。发文字号一般印在文件名称的正下方，文头横线上面，使用与正文相同的字体。
标题
也称“题目”“正标题”。在公文的正文之前标示公文名称的文字。公文标题一般由“发文机关名称”“公文事由”“公文文种名称”三部分组成，如《中共中央关于经济体制改革的决定》。“中共中央”是“发文机关名称”；“关于经济体制改革”是“公文事由”
；“决定”是“公文文种名称”。特殊情况下可对标题变通处理。上行文和平行文标题，一般不冠“发文机关名称”，而在正文之后的落款处写“发文机关名称”，如请示、报告等。
有些公布性公文标题，只写文种名称，在正文之后的落款处写“发文机关名称”，如布告、通告、公告等。“公文事由”部分应准确、简要地概括出公文的主要内容。“公文文种名称”必须与公文内容性质相一致，符合行文关系。
副题
也称“副标题”。加写在公文正标题下面作为补充说明正标题的标题。一般另起一行，采用破折号同正标题联结，字号小于正标题的字号。
背题
排在文件首页末尾的无正文相随的标题。背题不符合文件排印规范，必须避免。避免背题的主要办法是串动版面或将标题移至下页开端。
收文机关
也称“受文机关”。主送机关和抄送机关的总称。
主送机关
也称“抬头”“主送单位”“主送”。发文机关要求主办或者答复其所发公文的机关。
上级机关发送的指示、通知、通报等需要所属下级机关共同了解、执行的公文和联合发文，可以主送两个或两个以上的机关。下级机关向上级机关发送的请示、报告等公文，一般主送一个机关，不应多头主送。受双重领导的机关可主送两个机关。内容只涉及一个机关的平行文，也应主送一个机关。
正文
公文的主体部分。公文的主要内容都要在正文中反映出来。一般包括开头、主干、结尾三部分。开头主要是扼要说明发文的缘由和根据。主干部分是正文的主体，主要是叙述文件的具体内容，即事实、道理，提出解决问题的办法、措施、要求或提出结论性的意见。结尾一般是意见的一个简短的结语。正文内容较多，需要安排多层次结构，标识序码的方法是：第一级为“一、二、三”；第二级为“(一)、(二)、(三)”；第三级为“1.、2.、3.”；第四级为“(1)、(2)、(3)”。
落款
在公文正文下面偏右处写明发文机关名称和发文年月日。标题已标明发文机关的，落款可以省略发文机关；发文年月日在标题之后、正文之前标明的，落款可以省略发文年月日。
用印
印章使用的简称。印章经上级领导机构颁发后，在正式启用前，必须首先向所属机构及有关平行机构发出正式启用通知，并附上启用印章的印样，说明正式启用日期。使用中要严格履行用印审批手续，凡加盖公章的文书，都要经领导签字批准后方可用印。要建立用印登记制度，登记项目有：用印编号、时间、单位、经手人姓名、内容或文书名称、用印份数、签批人姓名等。盖印时，要按规定要求，讲求规范和标准。选择好恰当位置，保证“骑年盖月”、环形字组端正、图像清晰。军用公文用印一般应在单位名称正中央，上不压正文，下不压时间。需要用印的大批量、多份数的公文，可用印模套印，省略对公文的逐个加盖印章。
发文机关
也称“发文单位”。制发公文的机关。是公文的法定作者。一般在公文标题中标明，也有的写在正文结尾的下方偏右处。发文机关的名称要用全称或规范的简称。
法定作者
依据法律和有关法规成立的，并能以自己的名义行使法定权利和承担义务的制发公文的机关或机关领导人。党的各级领导机关都可以成为法定作者。机关领导人代表机关行使职权也可以成为法定作者。如中央军委主席可以成为嘉奖令的法定作者。
发文时间
制发文件的具体时间(年、月、日)。发文时间一般依据以下原则确定：会议通过的文件以会议通过的日期为准；命令、指示、重要通知、通报等以领导签发的日期为准；一般性的例行公文以实际发出的日期为准；联合发文以最后签发机关签署的日期为准。发文时间必须写明年月日全称。发文时间的位置有两种安排：一种是安排在标题下边，年月日用括号括起来；一种是安排在文件末尾、落款之后。一般文件的发文时间即文件发生效力的时间。有些文件的发生效力时间在正文中另有规定；则以规定为准。
阅读范围
也称“发至范围”。发文机关确定的公文发送范围和限定的阅读对象。需要标注阅读范围的公文，多属机密性的公文。阅读范围一般标注在公文落款的右下方，并括于圆括号内。也有的标在文件的批语之后。
附件
附件属于正文的文件材料。如被批转、转发的文件，图表、数字等文字材料。公文的附件，应在正文之后、落款之前单独另起一行注明附件的标题和件数。被批转、转发的文件不必注明。
附录
附在公文正文之后与正文内容有关的参考资料。
附例
附在公文正文之后补充、说明正文的例文或例证。
附注
补充、说明或解释公文正文有关内容的文字。可放在正文之后，也可放在一页的下部，还可放在正文中间用括号括上。
主题词
也称“关键词”。代表文件内容特征的标在文件末尾供制作索引和电子计算机检索用的名词或名词性结构。主题词一般一份文件标注三至五个。每个主题词都是检索文件的信息。
抄送机关
也称“抄送单位”“抄送”。需要了解所发文件内容或协助办理所发文件的有关事项的受文机关。抄送机关的范围一般包括：向双重领导机关之一行文时的另一领导机关；越级行文时所越过的机关；对某一机关的批复，同时要求参照办理的另一机关；执行文件将要涉及的有关机关。抄送机关的位置在公文末页下端、版记栏上面。抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。
公文印制部门